Selon une enquête 67 % des professionnels « connectés » dans le cadre de leurs activités professionnelles reçoivent plus de 50 mails par jour. Ce chiffre a sûrement augmenté depuis. Cependant, il montre à l’évidence qu’ouvrir sa boîte mail professionnelle et lire ses mails est devenu une tâche à part entière.
Ce qui ne signifie pas pour autant que c’est une partie de plaisir. Un professionnel pratique le plus souvent une lecture en balayage. C’est une lecture sélective qui consiste en une « prise d’indices » dans le texte. Un survol rapide et le plus souvent en diagonale qui permet au lecteur d’anticiper le sens du message. En première lecture, peu de lecteurs ont le temps de lire leurs mails dans le détail.
Quelques recommandations pour écrire un mail professionnel
Un mail = un sujet/thème. Sinon, le mail n’est sans doute pas la bonne modalité de communication… Ou alors il faut écrire plusieurs mails.
Oublier tout ce qu’on vous a appris à l’école. L’objectif était alors de nous faire utiliser des tournures complexes afin de démontrer notre maîtrise de la langue française littéraire. Or, un écrit de travail n’est jamais un écrit littéraire. Un écrit de travail doit favoriser l’action : on fait savoir qu’on a agi (ou que l’on va agir), ou bien on attend de notre destinataire qu’il agisse.
Faire des phrases simples en les déroulant de façon à ce qu’elles soient immédiatement comprises. Qui fait l’action (= sujet) ? Quelle est l’action (= verbe). Comment est menée l’action ou pourquoi (= complément)
Faire des phrases courtes. Se souvenir que pour tout le monde, une phrase de 30 mots est difficile à lire. Alors qu’une phrase de 20 à 25 mots est parfaitement accessible à la majorité des lecteurs.
Bon à savoir
Les lignes trop longues sur l’écran fatiguent l’œil. Une ligne doit « tenir » entre 50 et 60 signes. Un mail professionnel est composé de 15 lignes maximum, soit 5 phrases dans l’idéal.
Si vous avez besoin de transmettre de longues informations, privilégiez l’envoi de pièces jointes. Mais là aussi, de la mesure. Il faut du temps pour ouvrir un fichier attaché, donc mieux vaut en limiter le nombre à l’essentiel, sauf à prendre le risque qu’ils ne soient pas ouverts du tout.
Rédiger un mail concis devient aussi un impératif d’efficacité, car plus de 60 % des mails sont désormais ouverts depuis un smartphone. Pratique mais avec moins de confort de lecture qu’un écran d’ordinateur.
Cela dit, il faut de la mesure en tout. Un mail professionnel concis n’est pas non plus un mail trop bref qui pour le coup va manquer de courtoisie ou d’explications.
