Il est révolu le temps où les documents sont créés, imprimés sur papier et envoyés au stockage pour ne plus jamais en entendre parler, sauf s’ils sont nécessaires pour un litige. Aujourd’hui, les données électroniques sont générées à un rythme et un volume exponentiellement plus rapides que tout ce qui a été vu auparavant.
Quelles données sont créées, où sont-elles stockées, qui en est responsable et quelle est leur valeur commerciale sont des questions auxquelles sont confrontées pratiquement toutes les entreprises dans le monde aujourd’hui. Des termes comme big data, data Analytics et données structurées et non structurées sont lancés avec un effet vertigineux. Parfois, cela peut être chaotique.
La liste ci-dessous propose trois pistes pour vous aider à commencer à réfléchir à la façon dont vous pouvez gérer le chaos de données de votre entreprise.
Créer un responsable de la gouvernance de l’information
Envisager d’introduire un nouveau rôle : le responsable de la gouvernance de l’information. Cette personne devrait idéalement avoir une solide expérience en gestion des documents ou en informatique et être responsable de tout ce qui touche à la gouvernance de l’information.
Elle devrait aussi avoir une compréhension aiguë de la valeur des données de l’entreprise et de la manière dont elles peuvent être utilisées pour améliorer les décisions commerciales dans l’ensemble de l’organisation.
Former une équipe C-Suite
Traditionnellement, l’IG a été reléguée à un niveau opérationnel et est souvent ignorée par la C-Suite. L’intelligence économique, cependant, est ancrée dans les données d’une entreprise. La capacité à exploiter les données et à prendre des décisions qui affectent les revenus, les opérations et les coûts nécessitera un leadership du haut vers le bas.
Identifier les liaisons GI
Dans de nombreuses entreprises, la GI relève souvent de la compétence d’un département, qu’il s’agisse de la gestion des documents, du service juridique ou de l’informatique. Néanmoins, dans les grandes entreprises complexes, les données sont générées par une myriade d’applications dans de multiples départements de l’organisation. La manière et l’endroit où les données sont stockées diffèrent d’un service à l’autre en fonction des besoins et de l’accessibilité. Ainsi, les connaissances spécifiques à chaque département sont un élément nécessaire à la gestion de ces données.
Pour découvrir ces informations, nommez des représentants de chaque département comme agents de liaison avec la GI. Ces personnes seront les experts en la matière pour les questions relatives aux données de leur département. Elles assureront régulièrement la liaison avec le niveau exécutif pour fournir les informations de terrain permettant de piloter toute initiative de GI.
