Quand envisager la gestion des documents ?

De nombreux cabinets sont submergés de documents. Des milliers de documents Word aux feuilles de calcul Excel, les cabinets d’avocats utilisent beaucoup de documents. Dans ces mêmes cabinets, le sujet de la gestion des documents revient fréquemment et beaucoup de cabinets se demandent quel est le bon moment pour envisager un système de gestion.

 

Les avantages de la gestion de documents

Si vous avez perdu des documents, si vous êtes constamment à la recherche de documents créés par d’autres ou si vous voulez un moyen facile de rechercher des documents, il est temps d’envisager un système de gestion de documents. La gestion de documents vous permet d’organiser les documents par client, par affaire, par type de document (correspondance, plaidoirie, etc.), par qui le document a été créé et même par domaine de pratique si vous le souhaitez. Ils peuvent être personnalisés pour s’adapter à votre cabinet, votre domaine de pratique et votre culture.

En plus des fonctions d’organisation, la possibilité de rechercher des documents est phénoménale. Tous les documents sont indexés et les documents peuvent être recherchés par le titre ou le contenu du document.  

Les documents Word, Excel et PowerPoint sont déjà consultables, mais pour que les documents PDF soient consultables, ils doivent d’abord être enregistrés à l’aide d’un processus OCR (reconnaissance optique de caractères). Même si les documents sont stockés dans le mauvais client ou la mauvaise affaire ou s’ils sont enregistrés sous un nom bizarre, ils peuvent être retrouvés à l’aide d’autres critères de recherche tels que :

  • l’auteur ;
  • la date de création ;
  • ou tout texte contenu dans le document.

Les systèmes de gestion de documents 

Aujourd’hui, les cabinets ont de nombreux choix différents pour la gestion des documents. Il existe des systèmes de gestion de documents basés sur des serveurs, ainsi que des systèmes de gestion de documents basés sur le cloud. Comme pour la plupart des logiciels, vous devez vous demander si votre logiciel ” doit ” s’intégrer à un autre système. Dans le cas où vous utiliseriez déjà un système de gestion du temps et de la facturation ou de gestion, considérez le système de gestion des documents qui s’intègre à votre système comme un bon point de départ. Il n’est pas nécessaire qu’il s’intègre à leurs autres systèmes, mais il est utile lorsqu’il le peut.